Hvad er flådestyring, og hvorfor er det vigtigt?

Ved hjælp af flådestyring kan din virksomhed bruge biler, lastbiler, maskiner og værktøj mere effektivt. Læs her hvordan flådestyring med GPS tracker optimerer jeres daglige drift. 

Har din virksomhed mange biler, trailere, maskiner eller specialværktøj? Som er spredt ud over større geografiske områder og flere byggepladser?

Så er det næsten helt sikkert, at I beskæftiger jer med flådestyring. Om I vil det eller ej. 

I dette blogindlæg får du svar på, hvad flådestyring er, og hvorfor effektiv flådestyring er så vigtigt for din virksomhed. 

Hvad er flådestyring?

Begrebet flådestyring dækker over en virksomheds samlede indsats for at holde styr på sine biler, maskiner, værktøjer, trailere m.m.

Formålet er, at virksomhedens vigtigste arbejdsredskaber altid skal være tilgængelige og fungere optimalt, så medarbejdernes tid kan bruges mest optimalt. Effektiv flådestyring kan forbedre stort set alle dele af den daglige drift, styre omkostninger og dokumentere internt og eksternt, hvordan virksomheden bruger sine ressourcer, og hvilke muligheder virksomheden har for at bruge sine ressourcer endnu bedre. 

Der findes forskellige typer flådestyring, men de mest effektive professionelle systemer er i dag baseret på GPS-trackere. Med moderne GPS-baseret flådestyringssoftware kan virksomheder lave turrapporter, geofencing, spore biler, lastbiler, maskiner, værktøj og trailere i realtid og sætte alarmer op for vedligeholdelse og forbrug.

Hvordan fungerer flådestyring? 

Nu ved du, hvad flådestyring er, men hvordan fungerer det?

GPS-baseret flådestyring fungerer ved hjælp af GPS-enheder, der er monteret i køretøjerne, maskinerne eller værktøjet. Disse GPS-enheder kan registrere placeringer, hastighed, retning og andre vigtige oplysninger. Data sendes til en computer eller smartphone, som ved hjælp af flådestyringssoftware kan vise GPS-enhedernes placering på et livekort og analysere dataene på mange andre måder, som gør det muligt for virksomheden at optimere sin daglige drift. 

Flådestyringssoftware kan registrere og analysere data for at give virksomheden en detaljeret oversigt over, hvor hvert enkelt køretøj, værktøj eller maskine befinder sig lige nu, hvordan de bruges, og hvodan de tidligere er blevet brugt. Det kan omfatte oplysninger om kørsel, brændstofforbrug og vedligeholdelsesbehov.

På den måde hjælper GPS-baseret flådestyring virksomheder med at reducere omkostninger og øge deres produktivitet.

Hvad er komponenterne i flådestyring?

Et flådestyringssystem er i virkeligheden en forholdsvis simpel størrelse. Det er nemlig opbygget af to grundlæggende komponenter:

1. GPS-enhed

GPS-enheden er den komponent, som du fysisk monterer på virksomhedens biler, maskiner og trailere m.m. Den kan eksempelvis monteres direkte på bilens batteri.

Enheden er ikke særligt stor (cirka 9 x 5 x 1 cm), men den er udstyret med GPS-software, som hele tiden kan opsamle en masse data. Eksempelvis om køretøjets placering, kørselsadfærd, hastighed og mere.

Det er ikke svært at montere en GPS-enhed, men det er vigtigt, at du vælger de rigtige enheder til dine forskellige biler og maskiner. Der findes nemlig forskellige typer GPS-enheder. Nogle enheder passer bedst til biler, andre til maskiner eller værktøj.

Der findes eksempelvis GPS-enheder med et indbygget langtidsholdbart batteri til eksempelvis trailere og maskiner og værktøj, som ikke kan tilsluttes strøm.

Se eksempler på GPS-enheder‍

2. Flådestyringssoftware

Det andet ben i flådestyring er selve softwaret. Det er programmet på din computer eller smartphone, som kan registrere alt den data, GPS-enheden opsamler, og lave dataen om til placeringer på live-kort, oversigter, tabeller og rapporter.

En fast del af flådestyringssoftware er livekortet, som giver dig et præcist overblik over, hvor dine biler, trailere og maskiner befinder sig lige nu. Det er et ekstremt værdifuldt redskab til at bevare overblikket i løbet af en travl arbejdsdag og håndtere de akutte opgaver, der kommer ind.

Selvom de fleste versioner af flådestyringssoftware har mange ligheder, er der også forskelle, som gør nogle systemer mere eller mindre velegnet til bestemte brancher. Keatechs softwareløsning Keatech Live er eksempelvis Danmarks førende system til håndværkere, service- og transportvirksomheder. Det skyldes bl.a. brugervenligheden og den praktiske administratorfunktion.

Fordelene ved flådestyring 

Flådestyring kan skabe en lang række fordele for din virksomhed: 

• Øget effektivitet: Med flådestyring kan du planlægge og koordinere virksomhedens køretøjer, maskiner og værktøj på en mere effektiv måde. Du kan optimere ruterne, reducere tomgangstiden og undgå unødvendig tidsspild, hvor medarbejdere leder efter deres arbejdsredskaber. Alt sammen sparer tid og penge og øger effektiviteten i den daglige drift. 

• Reduceret brændstofforbrug: Flådestyring kan hjælpe dig med at overvåge brændstofforbruget for hvert køretøj i din flåde og identificere områder, hvor der kan spares brændstof. Dette kan resultere i betydelige besparelser på brændstofregningen.

• Forbedret sikkerhed: Flådestyring kan hjælpe dig med at overvåge chaufførernes adfærd og identificere eventuelle sikkerhedsrisici, såsom hastighedsovertrædelser, hård opbremsning eller skarp acceleration. Du kan også overvåge, hvordan maskiner og værktøjer bliver brugt. Det kan reducere risikoen for ulykker og tyveri og forbedre sikkerheden på arbejdspladsen. 

• Bedre vedligeholdelse: Flådestyring kan give dig mulighed for at overvåge køretøjernes og maskinernes vedligeholdelsesbehov og planlægge service og reparationer på en mere effektiv måde. Dette kan forhindre uventede driftsstop og reducere omkostningerne ved vedligeholdelse.

• Øget kundetilfredshed: Ved at optimere ruterne og reducere leveringstiderne kan du øge kundetilfredsheden og styrke din konkurrenceevne på markedet.

Fordele ved at bruge GPS-tracker

Ved hjælp af GPS-trackere kan din virksomhed tage flådestyring til et helt nyt niveau: 

1. Livekort: Se alle dine biler, maskiner og trailere i realtid

Med den bedste flådestyringssoftware får du et effektivt og præcist livekort til din computer og smartphone. Du kan løbende følge med i, hvor virksomhedens biler, trailere, maskiner og værktøj er lige nu.  Medarbejdere på kontoret slipper for at ringe og forstyrre medarbejdere ude i felten, hver gang de skal vide, hvor medarbejderen befinder sig eller, hvornår de ankommer til næste opgave. Og medarbejdere i felten behøver ikke forstyrre medarbejdere på kontoret hver gang, de skal vide, hvor nærmeste trailer, maskine, værktøj etc. er lokaliseret.  

• Du kan hurtigt sende nærmeste medarbejder til en akut opgave
• Du kan hurtigt og nemt finde den trailer, maskine eller værktøj, der er tættest på en medarbejder.
• Du har altid komplet overblik over, hvor dine biler og maskiner befinder sig lige nu.

2. Turrapport: Få det fulde overblik over, hvor dine biler har været.

Med flådestyringssoftware får du et præcist indblik i, hvor dine biler har været, og hvor længe de har været på en bestemt byggeplads eller adresse.

• Dokumentér, hvor længe I har været hos en kunde
• Få stop direkte over i ordrestyring eller ERP
• Se, hvor langt bilerne har kørt og meget mere

3. Besøgsrapport og interessepunkter: Få detaljeret data om de steder, der betyder mest for din virksomhed.

Du kan oprette medarbejdere, leverandører og byggepladser som interessepunkter og få indsigt i, om din virksomhed bruger jeres ressourcer optimalt.

• Hent altid materialer hos den nærmeste leverandør
• Se, hvor mange timer I har brugt på en bestemt byggeplads
• Giv en medarbejder de opgaver, der er tættest på vedkommendes bopæl

3 største udfordringer i flådestyring

De tre største udfordringer ved flådestyring kan være:

• Kompleksitet: Flådestyring kan være en kompleks opgave, især hvis du har en stor flåde med mange forskellige typer køretøjer og chauffører med forskellige kørselsbehov. Det kan være udfordrende at holde styr på alle disse faktorer og samtidig optimere din flåde for effektivitet og omkostningsbesparelser.

• Implementering: Implementeringen af en flådestyringssystem kan være en stor udfordring, da det kræver installation af hardware og software i dine køretøjer og opkobling til en central computer. Dit flådestyringssystem skal også integreres med virksomhedens øvrige  systemer.

• Dataintegritet og sikkerhed: Dataintegritet og sikkerhed kan være en anden udfordring ved flådestyring. Du skal sørge for, at dine data er korrekte og pålidelige, og at de er beskyttet mod uautoriseret adgang eller hacking. Dette kræver omhyggelig overvågning og implementering af sikkerhedsprotokoller og -procedurer.

I alt kræver flådestyring omhyggelig planlægning og implementering for at kunne fungere optimalt. 

Derfor er det vigtigt at arbejde sammen med erfarne flådestyringsleverandører, som kan hjælpe din virksomhed med at integrere GPS-baseret flådestyring i jeres organisation og tekniske set-up.

Vil du høre mere om, hvilke GPS-enheder der passer perfekt til din virksomhed?

Læs mere om Flådestyring med GPS