Kend reglerne for GPS-overvågning af medarbejdere

Er du i tvivl om reglerne for overvågning af medarbejdere? Vi har lavet en guide, der forklarer dem for dig.

GPS-sporing deler vandene. For virksomheden kan det ses som et smart værktøj til effektiv udnyttelse af firmaets ressourcer, men overvågning af medarbejdere via gps kan også opfattes som et ubehageligt indgreb i de ansattes arbejdsliv.

Teknologien er imidlertid fuldt ud lovlig, når blot den indføres med klare og saglige formål. Det forretningsmæssige formål er da også kæmpe stort, og derfor er det vigtigt, at teknologien bliver brugt på en måde, som både ansatte og arbejdsgiver kan være trygge ved.

I denne artikel kigger vi nærmere på, hvilke bekymringer ansatte ofte har, og hvilke regler der gælder for overvågning af medarbejdere ved hjælp af gps

Hvorfor er det nødvendigt at overvåge medarbejdere via GPS?

GPS-teknologi gør det muligt at bestemme en genstands placering ned til en radius på fem meter. Derfor kan GPS-tracking på en firmabil eller en maskine eller trailer hjælpe virksomheder med at følge præcis, hvor deres vigtigste arbejdsredskaber befinder sig, på hvilket som helst tidspunkt, og hvornår eksempelvis en firmabil ankommer til en bestemt adresse.

GPS-tracking kan også bruges til at følge medarbejderes arbejdsdag og færden. Samlet set giver GPS-baseret flådestyring store muligheder for at effektivisere og optimere virksomhedsdrift, og det kan derfor være nødvendigt for virksomheder at bruge GPS-tracking for at være konkurrencedygtige i deres sektor.

Fordele og ulemper ved GPS-overvågning af medarbejdere

Set fra virksomhedens perspektiv er der masser af driftsmæssige fordele ved overvågning af medarbejdere via GPS.

Formålet med overvågningen er sjældent at overvåge de enkelte medarbejdere, men at skabe et optimalt og effektivt overblik over virksomhedens ressourcer. Der er nemlig en lang række fordele ved at bruge GPS-teknologi i sin styring af virksomheden:

• Se dine køretøjer: På et livekort kan du altid se, hvor dine biler, maskiner og trailere befinder sig lige nu
  

• Få præcise data: Du får præcise data om, hvor mange timer dine medarbejdere har brugt hos en kunde
  

• Tildel opgaver nemmere: Du kan altid give dine medarbejdere de opgaver, der er tættest på deres bopæl
  

• Tur og stoprapporter: Med GPS-teknologi har du altid overblik over, hvor bilerne har været i løbet af en dag, og hvor længe de har stået hvert sted
  

• Overblik: Du opnår det fulde overblik over din virksomheds flåde inklusiv brændstofforbrug, batteriniveau og meget mere og hvilke biler, maskiner eller trailere, som inden længe har behov for service
  

For virksomhederne er der altså masser af gode grunde til at implementere GPS-overvågning, men det er vigtigt at være opmærksom på de ansatte.

Hos medarbejderne kan det sætte en masse tanker i gang, hvis en virksomhed begynder at arbejde med GPS-teknologi i sin flådestyring. For uanset intentionen kan det føles som:

• Mistillid: At ledelsen ikke stoler på medarbejderne
  

• Kritik: At medarbejderne ikke gør deres arbejde godt nok
  

• Kontrol: At medarbejderne bliver overvåget og kontrolleret
  

• Manglende frihed: At medarbjdernes frihed under ansvar tages fra dem
  

Det er tanker, som kan undergrave tilliden til virksomhedens ledelse og medvirke til et dårligt psykisk arbejdsmiljø for medarbejderen. På den måde kan et værktøj, som egentlig skulle øge effektiviteten i virksomheden, ende med at sænke produktiviteten.

For at undgå dette skrækscenarie skal virksomheder altid praktisere åbenhed omkring GPS-overvågning af medarbejdere. Virksomheder skal overholde lovgivning, men også de retningslinjer for god databehandlingsskik, som Dansk Arbejdsgiverforening (DA) og Landsorganisationen i Danmark (LO) har aftalt på området.

Hvad er reglerne for GPS-overvågning af medarbejdere?

Det er i Databeskyttelsesforordningen, man finder kravene til brugen af GPS-sporing samt opsamling og behandling af data indhentet via GPS.

Du kan læse om alle reglerne her, men det essentielle er:

• Sagligt begrundet: Arbejdsgiver må kun indhente data, hvis der er en klar og saglig begrundelse for det. Data indhentet i forbindelse med GPS-sporing må kun benyttes, hvis de er relevante for opfyldelsen af dette formål.
  

• Beskyttelse mod misbrug: Endvidere skal virksomheden sørge for at beskytte data mod misbrug, og arbejdsgiver må kun gemme data i den periode, det er relevant for den dataansvarlige.
  

• Medarbejderne skal informeres: De registrerede personer skal i udgangspunktet gøres opmærksomme på, når oplysninger om dem behandles. De skal vide, hvem den dataansvarlige er, og hvad formålet med behandling af personoplysninger er. De skal også have at vide, hvem der modtager oplysningerne.
  

• Medarbejdere skal kende formål: Medarbejderne har altså ifølge lovgivningen ikke blot ret til at kende de indsamlede oplysninger, men også med hvilket formål, de bliver indsamlet.
  

En anden detalje fra lovgivningen er, at det er et krav, at den person, som indsamler data, skal være bekendt med og overholde de gældende regler for gps-sporing, men lige så vigtigt er det, at denne person skal kunne informere om reglerne.

Som medarbejder skal man altså kunne henvende sig til den dataansvarlige og få svar i “lettilgængelig form” på relevante spørgsmål om reglerne for dataindsamling og håndtering.

Retningslinjer for brug af GPS-sporing

Dansk Arbejdsgiverforening (DA) og Landsorganisationen i Danmark (LO) har i tillæg til lovgivningen udarbejdet en aftale indeholdende nogle retningslinjer for brugen af GPS-sporing på arbejdspladser og god databehandlingsskik.

Retningslinjerne gør det klart, at:

• Hvis overvågning eller kontrolforanstaltninger har en saglig begrundelse og saglige formål, kan arbejdsgiveren ifølge loven gerne iværksætte dem.
• Overvågning må dog ikke medføre tab, ulemper eller være krænkende for lønmodtageren.
• Overvågningen skal varsles til lønmodtageren.
• Under normale omstændigheder skal en arbejdsgiver underrette en lønmodtager om overvågningen minimum seks uger, inden den går i gang. Dette kan der ses bort fra, hvis overvågningens formål ellers forspildes.
  

LO og DA er altså blevet enige om en klar rækkefølge, hvis en virksomhed vil indføre overvågning eller kontrolforanstaltninger af en medarbejder. Overvågningen skal nemlig som udgangspunkt varsles, og afvigelsen fra de normale seks uger skal kunne forsvares ud fra formålet med overvågningen.