Kend reglerne for GPS-overvågning af ansatte

GPS-sporing er en teknologi, som kan dele vandene. For virksomheden kan det ses som et smart værktøj til effektiv udnyttelse af firmaets ressourcer, men for medarbejderne kan det opfattes som unødvendig overvågning af firmaets ansatte.

Det er imidlertid en teknologi, som er fuldt ud lovlig, når blot den indføres med et klart og sagligt formål. Teknologien har desuden stort potentiale, og derfor er det vigtigt, at teknologien bliver brugt på en måde, som både arbejdsgiver og ansatte er trygge ved.

I denne artikel kigger vi nærmere på, hvilke bekymringer ansatte ofte har, og hvilke regler der gælder for GPS-sporing af firmabiler i relation til de ansatte, som kører bilerne.

Hvis du er i tvivl om, hvilke generelle regler der findes for brug af GPS i firmabiler, kan du blive klogere i denne artikel.

Derfor gør GPS-overvågning ansatte utrygge

GPS står for Global Positioning System og dækker over en teknologi, som gør det muligt at bestemme en GPS-modtagers placering ned til en radius på fem meter. Systemet benytter et netværk af satellitter, som dækker praktisk talt hele kloden med radiosignaler. En GPS-modtager kan benytte disse signaler til at regne sin placering ud.

GPS-sporing i en firmabil betyder altså, at virksomheden kan følge med i præcis, hvor bilen befinder sig på et hvilket som helst tidspunkt og således overvåge en medarbejders arbejdsdag og færden.

Det kan sætte mange tanker i gang hos medarbejderen, hvis en GPS-tracker bliver installeret i firmabilen, for uanset virksomhedens intention kan det føles som:

• At ledelsen ikke stoler på dem
• At de ikke gør deres arbejde godt nok
• At de bliver overvåget og kontrolleret
• At deres frihed under ansvar tages fra dem

Det er tanker, som kan undergrave tilliden til virksomhedens ledelse og medvirke til et dårligt psykisk arbejdsmiljø for medarbejderen og dermed påvirke arbejdsindsatsen negativt.

På den måde kan et værktøj, som egentlig skulle øge effektiviteten i virksomheden, ende med at sænke produktiviteten.

Det er lidt af et skrækscenarie, og derfor gennemgår vi i det næste, hvordan man kan imødekomme de ansattes bekymringer og forhåbentlig undgå en dårlig stemning som følge af GPS-sporing.

Åbenhed om GPS-sporing er vigtigt

Siden det blev muligt at spore firmabiler med GPS, er der kommet lovgivning på området, som sætter tydelige rammer for brugen af GPS-sporing. Derudover er der lavet en aftale mellem Dansk Arbejdsgiverforening (DA) og Landsorganisationen i Danmark (LO) for at undgå, at ansatte føler sig unødigt “kigget over skulderen” og for at sikre medarbejdernes rettigheder.

Disse regler og aftaler gennemgår vi om lidt, da det for medarbejderen imidlertid er det vigtigste, at der er åbenhed om sporingen.

Hvis virksomheden har fuld gennemsigtighed, hvad angår sporingen, formålet med sporingen samt hvilke grænser der er for sporingen, vil det hjælpe til at imødekomme medarbejdernes forbehold og dæmpe eventuel utryghed.

Kommunikation og åbenhed omkring GPS-sporing indgår også i såvel lovgivningen som aftalen mellem DA og LO.

Hvad siger loven om GPS-sporing?

Det er i Databeskyttelsesforordningen, man finder kravene til brugen af GPS-sporing samt opsamling og behandling af data indhentet via GPS-sporing.

Du kan læse om alle reglerne, der er gældende i lovgivningen her, men det essentielle er, at virksomheden kun må indhente data, hvis der er et klart og sagligt grundlag for det. Data indhentet i forbindelse med GPS-sporing må kun benyttes, hvis de er relevante for opfyldelsen af dette formål. Endvidere skal virksomheden sørge for at beskytte data mod misbrug og må kun gemme data i den periode, det er relevant for den dataansvarlige.

Og så står der følgende med specifik relation til medarbejderne:

De registrerede personer skal i udgangspunktet gøres opmærksomme på, når oplysninger om dem behandles. De skal vide, hvem den dataansvarlige er, og hvad formålet med behandlingen er. De skal også have at vide, hvem der modtager oplysningerne.

Medarbejderne har altså ifølge lovgivningen ikke blot ret til at vide, hvad der bliver indsamlet af data og med hvilket formål, de skal vide det.

Mener medarbejderen, at virksomheden ikke følger lovgivningen, kan man klage til Datatilsynet.

En anden detalje fra lovgivningen er, at det er et krav, at den person, som indsamler data, skal være bekendt med og overholde de gældende regler for håndtering af oplysninger, men lige så vigtigt er det, at denne person skal kunne informere om reglerne.

Som medarbejder skal man altså kunne henvende sig til den dataansvarlige og få svar i “lettilgængelig form” på relevante spørgsmål om reglerne for dataindsamling og håndtering.

Retningslinjer for brug af GPS-sporing

Dansk Arbejdsgiverforening (DA) og Landsorganisationen i Danmark (LO) har i tillæg til lovgivningen udarbejdet en aftale indeholdende nogle retningslinjer for brugen af GPS-sporing på arbejdspladser.

Retningslinjerne gør det klart, at:

• Hvis overvågning eller kontrolforanstaltninger er begrundet sagligt og har et formål, der er fornuftigt, er det lovligt for arbejdsgiveren at iværksætte dem.
• Kontrollen må dog ikke medføre tab, ulemper eller være krænkende for lønmodtageren.
• Overvågningen skal varsles til lønmodtageren.
• Under normale omstændigheder skal en arbejdsgiver underrette en lønmodtager om overvågningen minimum seks uger, inden den går i gang. Dette kan der ses bort fra, hvis overvågningens formål ellers forspildes.

LO og DA er altså blevet enige om en klar rækkefølge, hvis en virksomhed vil indføre overvågning eller kontrolforanstaltninger af en medarbejder. Overvågningen skal nemlig som udgangspunkt varsles, og afvigelsen fra de normale seks uger skal kunne forsvares ud fra formålet med overvågningen.

Overvågningen kan også iværksættes uden medarbejderens vidende, men der skal i så fald være en tvingende driftsmæssig begrundelse, og medarbejderen skal orienteres så hurtigt som muligt.

Det er også værd at lægge mærke til, at aftalen ikke specificerer eller eksemplificerer tab, ulemper eller krænkelser. Det er dermed lagt ud til virksomhederne og de ansatte at tegne de konkrete streger i sandet afhængig af de konkrete arbejdsopgaver og den almindelige praksis.

Varslingsperioden på de normalt seks uger giver medarbejderen mulighed for at få svar på sine spørgsmål og eventuelt hjælpe virksomheden med at justere overvågningen. På den måde kan virksomheden sikre, at indsamlingen af data netop ikke er til gene eller medfører tab for medarbejderen og samtidig imødekommer virksomhedens ønske om eksempelvis effektivisering.

Hvis virksomheden ikke overholder retningslinjerne, kan medarbejderen gå til sin tillidsrepræsentant med bekymringen.

‍