Her er reglerne for GPS-tracking i firmabiler

Med GPS-modtagere i firmabiler har virksomheder fået et kraftfuldt værktøj i hænderne til at øge effektiviteten med. Før en virksomhed lovligt kan installere GPS-sporing i firmabilerne, er der imidlertid en række krav og regler, virksomheden skal have styr på.

I denne artikel gennemgår vi derfor de forhold, en virksomhed skal leve op til for at bruge GPS-overvågning i firmabilerne.

GPS kan eksempelvis bruges til at se bilernes her-og-nu-placering, planlægge ruter og justere dem efter bilernes faktiske placering og trafikkens udvikling. Man får samtidig overblik og indsigt i ting som bilernes kørselsmønstre og omkostninger.

Samlet set kan man potentielt servicere flere kunder på kortere tid, udnytte ressourcerne bedre og altså øge effektiviteten.

På trods af de mange gode grunde til at benytte GPS-sporing er det ikke nødvendigvis alle, som tager imod teknologien med åbne arme i første omgang. Eksempelvis medarbejderne kan have nogle forbehold over for GPS-sporing. Dette fordi det kan virke som overvågning ikke kun af bilerne, men af medarbejderne selv, hvilket kan opfattes som udtryk for mistillid fra ledelsens side, hvis sporing bliver indført.

Vi har skrevet en artikel, som gennemgår nogle af de bekymringer, ansatte ofte har i forbindelse med GPS-sporing, og artiklen ser også nærmere på, hvad man kan gøre for at imødekomme utrygheden.

Det vigtigste i den forbindelse er nok, at virksomheden ikke må igangsætte indsamling af data fra GPS-tracking uden at have varslet medarbejderne i god tid, normalt mindst seks uger før.

Her er reglerne for brug af GPS i firmabiler

Som nævnt kan man ikke bare smække en GPS-modtager i firmabilen og dermed overvåge kørslen. For lovligt at indsamle data fra en GPS-modtager skal virksomheden først og fremmest have en god grund til at installere GPS-tracking i firmabilerne, altså et sagligt formål. Derudover skal de ansvarlige i virksomheden kende detaljerne omkring indsamling og behandling af data, og så skal der være åbenhed om, at GPS-sporing finder sted.

Helt konkret har myndighederne udarbejdet et regelsæt for indsamling, håndtering og behandling af data, som gælder i forbindelse med brug af GPS-sporing.

Regelsættet finder du i Databeskyttelsesforordningen og ser således ud:

  • Den person, som indsamler data, skal være bekendt med og overholde de regler, der er for håndtering af oplysninger. Vedkommende skal være i stand til at give information herom i en lettilgængelig form.
  • Der må kun indsamles data, hvis der er et klart formål med det.
  • Formålet med indsamlingen skal være begrundet sagligt.
  • Personoplysningerne må kun behandles i det omfang, det er nødvendigt for opfyldelsen af formålet.
  • Det skal sikres, at oplysningerne er korrekte og ajourførte.
  • Personoplysninger skal gøres anonyme eller slettes, når de ikke længere er relevante for den dataansvarlige.
  • De pågældende oplysninger skal være beskyttet mod ulovlig eller uautoriseret behandling.
  • De registrerede personer skal i udgangspunktet gøres opmærksomme på, når oplysninger om dem behandles. De skal vide, hvem den dataansvarlige er, og hvad formålet med behandlingen er. De skal også have at vide, hvem der modtager oplysningerne.

Disse regler sikrer, at de indsamlede data bliver håndteret og behandlet forsvarligt. Samtidig gør reglerne det klart, at data fra eksempelvis en GPS-tracker i en firmabil ikke må bruges, uden den omfattede medarbejder er informeret om det.

Der ligger desuden et stort ansvar hos virksomheden for at kende reglerne og praksis omkring datahåndtering for både at sørge for, at alt foregår “efter bogen”, men også for at kunne informere medarbejderne ordentligt.

Kort sagt kræver brugen af GPS-sporing fuld åbenhed omkring, hvad der bliver indsamlet, hvem der behandler data og med hvilket formål.